I. INTRODUCCIÓN
El presente documento tiene como objetivo general el de precisar los lineamientos que la Universidad Autónoma Metropolitana, a través de sus órganos e instancias de apoyo, ha de observar en sus procesos de adquisición de bienes muebles, tanto de consumo como de inversión.
Estos lineamientos han sido definidos con base en nuestra legislación universitaria y en principios derivados de ella o de aceptación institucional. Entre los primeros, destacan los principios de desconcentración funcional y administrativa previstos en los artículos 3, fracción I y 21 de la Ley Orgánica y, entre los segundos, los de transparencia, equidad, primacía del interés universitario, comparabilidad y de racionalización de la discrecionalidad:
- Desconcentración funcional, la cual permite asegurar el cumplimiento armónico del objeto de la Institución, al precisar de manera completa, consistente e independiente, las competencias de los órganos e instancias de apoyo de la Universidad.
- Desconcentración administrativa, que garantiza la libre decisión en el ejercicio de las facultades, dentro de los márgenes que establecen las normas respectivas, a los órganos e instancias de apoyo, ya que implica la no subordinación a otro órgano superior respecto del ejercicio de sus competencias reglamentarias, por lo que gozan de autonomía técnica para ejercerlas.
- Transparencia, en una doble vertiente, la primera, por definición, que las normas sean conocidas por todos, y, la segunda, que dé la certidumbre de que los procesos seguidos por la UAM en sus contrataciones, son claros, de conocimiento público y verificables por los interesados.
- Equidad, que implica dar garantías a los proveedores y contratistas de la Universidad, de que serán tratados sin distinción, más que aquella que se deriva del mérito de su capacidad técnica y profesional de las ofertas que presenten.
- Primacía del interés universitario, que orienta a los dos principios anteriores para que, invariablemente, las contrataciones brinden a la Universidad el mejor equilibrio entre una oferta técnica de calidad y un precio acorde a las finanzas de la Institución.
- Comparabilidad, en un triple aspecto entre las ofertas presentadas, las expectativas de los bienes o servicios requeridos y las posibilidades de adquirirlos o contratarlos.
- Oportunidad, significa la actuación puntual de todos los involucrados en los procesos a fin de obtener resultados satisfactorios.
- Racionalización de la discrecionalidad, a efecto de celebrar una contratación con base en criterios normados institucionalmente y en el análisis colectivo.
Bajo estos principios rectores se presenta un conjunto de lineamientos que permitan encauzar toda adquisición de bienes a través de un conjunto único de disposiciones que obligue, por igual, tanto a la Rectoría General como a las tres Unidades Universitarias. Así, los presentes lineamientos permitirán regular todo proceso de compra en la Institución.
Adicionalmente, se establecen lineamientos de planeación con el fin de promover la identificación de los bienes que se requieren para el desarrollo de las actividades universitarias y poder planear la adquisición de dichos bienes con las mejores condiciones para la Institución, favoreciendo un ejercicio presupuestal más eficiente y claro, determinándose lazos para la formulación de los planes de la Rectoría General y de cada Unidad Universitaria.
Se crea un Comité Asesor, con miembros integrantes y miembros participantes, en la Rectoría General y en cada una de las Unidades Universitarias, como instancia responsable de conducir los procesos de selección de proveedores y de proponer al Rector General o a los Rectores de Unidad, según sea el caso, la adjudicación de una adquisición; se establecen sus funciones y limitaciones, así como la forma en que se organiza internamente.
Se establecen dos mecanismos para la determinación inicial de los procesos de selección de proveedores, de acuerdo al monto total estimado de la compra:
Área de Compras
Hasta 10 SMGVDF x 365 *
Comité Asesor
Más de 10 SMGVDF x 365 *
En el mecanismo de selección de proveedor conducido por el Comité Asesor, se contemplan distintos procedimientos de selección de mayor a menor complejidad administrativa, atendiendo, principalmente, al monto económico de la compra. Sin embargo, a fin de no crear una "camisa de fuerza", se da un conjunto amplio de alternativas, para que, en aras del interés universitario y con la prudencia que debe guiar a quienes manejan recursos públicos, se pueda optar por seguir procedimientos más simples cuando su conveniencia sea incuestionable. Estos procedimientos de selección de proveedores son:
a)
Licitación Pública b)
Invitación Restringida c)
Invitación Simplificada d)
Asignación Calificada Igualmente, se instituyen fórmulas de verificación para que la Contraloría de la Universidad, con base en las competencias asignadas en otros ordenamientos, asegure la observancia a los lineamientos y, con ello, evitar afectación económica y prácticas indeseadas.
A efecto de enfatizar las funciones de verificación y la independencia de la Contraloría, no se considera procedente que participe en la toma de decisiones que correspondan a los demás integrantes del Comité Asesor.
Particularmente, se desarrolló con mayor detalle lo relativo a convocatorias y bases, así como la forma de presentar y abrir las ofertas.
Cabe resaltar, entre las particularidades relevantes del presente documento, las siguientes situaciones:
- Se establece una división de la presentación de ofertas en dos etapas. Inicialmente, se analiza de forma exclusiva la oferta técnica y sólo cuando ésta es satisfactoria se conoce la oferta económica, dando con ello mayor certidumbre y nitidez a la toma de decisiones.
- Se define la información requerida para que los proveedores formen parte del Padrón de Proveedores de la Universidad, estableciéndose criterios para evaluar a los proveedores y para actualizar dicho padrón.
- Se hace posible la compra de bienes que pueden adquirirse de manera global en cada Unidad Universitaria y de manera conjunta, en su caso, entre las Unidades Universitarias.
- Se definen criterios que tendrán que observar las Áreas de Compras en sus procesos para decidir la adjudicación de un pedido o contrato.
- Se establecen limitaciones a los compradores de las Áreas de Compras, en las funciones que les corresponden.
- Se establecen criterios para elaborar los contratos que den seguridad jurídica a la Universidad.
En conclusión, se aportan criterios, producto de la experiencia propia de la Universidad, para la ejecución de los procesos de compra, proporcionando a las instancias responsables lineamientos básicos y de utilidad operativa que permiten la verificación durante y después del proceso, a efecto de obtener un trabajo eficaz, oportuno, transparente, equitativo, comparable, de baja decisión discrecional y, sobre todo, prevaleciendo el interés universitario.
* Salario mínimo general vigente en el Distrito Federal elevado al año.