I. INTRODUCCIÓN
El presente documento tiene como objetivo general el de precisar los lineamientos que la Universidad Autónoma Metropolitana, a través de sus órganos e instancias de apoyo, ha de observar en sus procesos de obras y los servicios relacionados con las mismas.
Estos lineamientos han sido definidos con base en nuestra legislación universitaria y en principios derivados de ella o de aceptación institucional. Entre los primeros, destacan los principios de desconcentración funcional y administrativa previstos en los artículos 3, fracción I y 21 de la Ley Orgánica y, entre los segundos, los de transparencia, equidad, primacía del interés universitario, comparabilidad y de racionalización de la discrecionalidad:
- Desconcentración funcional, la cual permite asegurar el cumplimiento armónico del objeto de la Institución, al precisar de manera completa, consistente e independiente, las competencias de los órganos e instancias de apoyo de la Universidad.
- Desconcentración administrativa, que garantiza la libre decisión en el ejercicio de las facultades, dentro de los márgenes que establecen las normas respectivas, a los órganos e instancias de apoyo, ya que implica la no subordinación a otro órgano superior respecto del ejercicio de sus competencias reglamentarias, por lo que gozan de autonomía técnica para ejercerlas.
- Transparencia, en una doble vertiente, la primera, por definición, que las normas sean conocidas por todos, y, la segunda, que dé la certidumbre de que los procesos seguidos por la UAM en sus contrataciones y realización de los trabajos, son claros, de conocimiento público y verificables por los interesados.
- Equidad, que implica dar garantías a los contratistas y proveedores de la Universidad, de que serán tratados sin distinción, más que aquella que se deriva del mérito de su capacidad técnica y profesional en las ofertas que presenten y trabajos que realicen.
- Primacía del interés universitario, que orienta a los dos principios anteriores para que, invariablemente, las contrataciones brinden a la Universidad el mejor equilibrio entre una oferta técnica de calidad y un precio acorde a las finanzas de la Institución.
- Comparabilidad, en un doble aspecto entre las ofertas presentadas y las expectativas determinadas así como entre las propias ofertas presentadas.
- Oportunidad, significa la actuación puntual de todos los involucrados en los procesos a fin de obtener resultados satisfactorios.
- Racionalización de la discrecionalidad, a efecto de celebrar una contratación con base en criterios normados institucionalmente y en el análisis colectivo.
Bajo estos principios rectores se presenta un conjunto de lineamientos que permitan encauzar todas las obras y los servicios relacionados con las mismas, a través de un conjunto único de disposiciones que obligue, por igual, tanto a la Rectoría General como a las tres Unidades Universitarias. Así, los presentes lineamientos permitirán regular todo proceso de obra y de los servicios relacionados con la misma en la Institución.
Adicionalmente, se establecen lineamientos de planeación con el fin de promover la identificación de obras y servicios relacionados con las mismas que se requieren para el desarrollo de las actividades universitarias y poder planearlas con las mejores condiciones para la Institución, favoreciendo un ejercicio presupuestal más eficiente y claro, determinándose lazos para la formulación de los planes de la Rectoría General y de cada Unidad Universitaria.
Se promueve la creación de un Programa Institucional de Mantenimiento de Bienes Inmuebles, con el fin de preservar el patrimonio inmobiliario e impulsar la integración institucional.
Se establecen lineamientos para que previo a la ejecución de una obra se elabore un Proyecto Ejecutivo al detalle, que brinde seguridad tanto a las instancias administrativas como al Responsable de Ejecución de Obra en los aspectos económicos y técnicos de la misma.
Se crea un Comité Asesor, con miembros integrantes y miembros participantes, en la Rectoría General y en cada una de las Unidades Universitarias, como instancia responsable de conducir los procesos de selección de contratistas y de proponer al Rector General o a los Rectores de Unidad, según sea el caso, la adjudicación de una obra o prestación de servicios relacionados con la misma; se establecen sus funciones y limitaciones, así como la forma en que se organiza internamente.
Se establecen criterios para definir la responsabilidad directa de las obras de acuerdo a su monto total estimado:
Unidad Universitaria
Hasta 88.27 SMGVDF x 365 *
Rectoría General
Más de 88.27 SMGVDF x 365 *
Asimismo se establecen dos mecanismos para la determinación inicial de los procesos de selección de contratistas, de acuerdo al monto total estimado de la obra:
Área de Obras y Área de Mantenimiento
Hasta 13.57 SMGVDF x 365 *
Comité Asesor
Más de 13.57 SMGVDF x 365 *
En el mecanismo de selección de un contratista o prestador de servicios relacionados con la obra conducido por el Comité Asesor, se contemplan distintos procedimientos de selección de contratistas, de mayor a menor complejidad administrativa, atendiendo, principalmente, al monto económico de la obra o servicio relacionado con la misma. Sin embargo, a fin de no crear una “camisa de fuerza”, se da un conjunto amplio de alternativas, para que, en aras del interés universitario y con la prudencia que debe guiar a quienes manejan recursos públicos, se pueda optar por seguir procedimientos más simples cuando su conveniencia sea incuestionable. Estos procedimientos de selección de contratistas y prestadores de servicios son:
a)
Licitación Pública b)
Invitación Restringida c)
Invitación Simplificada d)
Asignación Calificada Igualmente, se instituyen fórmulas de verificación para que la Contraloría de la Universidad, con base en las competencias asignadas en otros ordenamientos, asegure la observancia a los lineamientos y, con ello, evitar afectación económica y prácticas indeseadas.
A efecto de enfatizar las funciones de verificación y la independencia de la Contraloría, no se considera procedente que participe en la toma de decisiones que corresponde a los demás integrantes del Comité Asesor.
Particularmente, se desarrolló con mayor detalle lo relativo a convocatorias y bases, así como la forma de presentar y abrir las ofertas.
Cabe resaltar, entre las particularidades relevantes del presente documento, las siguientes situaciones:
- Se establece una división de la presentación de ofertas en dos etapas. Inicialmente, se analiza de forma exclusiva la oferta técnica y sólo cuando esta es satisfactoria se conoce la oferta económica, dando con ello mayor certidumbre y nitidez a la toma de decisiones.
- Se define la información requerida para que los contratistas y prestadores de servicios formen parte del Padrón de Contratistas de la Universidad, estableciéndose criterios para evaluar a los contratistas y prestadores de servicios y para actualizar dicho padrón.
- Se establece un criterio diversificado de invitación a los contratistas y prestadores de servicios de tal forma que se aprovechen a los que han dado buenos resultados, a los que sin haber ganado hayan presentado una buena propuesta y a los que nunca hayan concursado; siempre y cuando estén inscritos en el Padrón de Contratistas de la Universidad.
- Se definen criterios que tendrán que observar las Áreas de Obras y las Áreas de Mantenimiento en sus procesos, para decidir o proponer la adjudicación de un contrato, así como las limitaciones a seguir en lo correspondiente.
- Se establecen criterios para elaborar los contratos que den seguridad jurídica a la Universidad y se propician modelos de contratos según el tipo y complejidad de la obra.
- Se establecen controles mediante distintos documentos de obra para que durante el proceso de su ejecución se tenga información clara y precisa respecto de su avance físico y financiero, que permita a los involucrados verificar con oportunidad dichos aspectos y, en su caso, tomar las medidas necesarias.
En conclusión, se aportan criterios, producto de la experiencia propia de la Universidad, para la ejecución de los procesos de obras, proporcionando a las instancias responsables lineamientos básicos y de utilidad operativa que permiten la verificación durante y después del proceso, a efecto de obtener un trabajo eficaz, oportuno, transparente, equitativo, comparable, de razonable decisión discrecional y, sobre todo, prevaleciendo el interés universitario.
* Salario mínimo general vigente en el Distrito Federal elevado al año.